Кажется, что без планирования никуда: количество информации зашкаливает, культура продуктивности не сбавляет оборотов — и даже если вы не работаете до изнеможения, вряд ли можете похвастать кучей свободного времени. В такой реальности планирование — это не термин из языка «продуктивных менеджеров», а обыденный инструмент, чтобы быть в контакте с собой: отслеживать количество дел и не перерабатывать, видеть развитие и понимать, что вы не стоите на месте в работе, увлечениях или заботе о себе.
Но бывает и так, что следовать собственным планам — трудно. В первую очередь мы советуем не ругать себя за невыполнение каких-то задач — не исключено, что проблема не в том, насколько вы стараетесь, а в подходе к самому планированию.
Вот несколько способов сделать его более реалистичным.
Начните с вашего отношения к планам
Может быть, планы для вас — способ разгрузить голову: вы в каком-то смысле «делегируете» календарям принятие решений — если все запланировано заранее, в моменте проще расслабиться. В этом случае ваш вариант — максимальная точность.
Попробуйте завести на одной платформе три календаря и «залинковать» их между собой. Первый — рабочий, доступ к которому вы разделите с коллегами, чтобы они могли забивать туда встречи. Второй — что-то среднее между личным и рабочим: туда вы записываете задачи по работе и важные бытовые дела. Последний календарь — для всего, что осталось: вносите в него сеансы массажа, свидания, дела по личным проектам и планы на выходные (план «провести воскресенье в кровати» считается!).
Такая система позволяет избежать чувства бесполезности в конце дня — вы будете наверняка знать, на что ушло время. Еще одно ее преимущество — рабочие и личные часы разграничены, и вы быстро заметите, если в личный календарь начнут просачиваться презентации по ночам, — это повод пересмотреть work-life balance.
Обратная ситуация: точные планы вызывают ощущение, будто вам перекрыли воздух, — и о дедлайнах вы вспоминаете, когда они уже прошли. Насиловать себя не нужно — планирование может быть гибким. Если работа требует укладываться в конкретные сроки, ставьте «мягкие» дедлайны: в списке дел пишите не конечную дату выполнения задачи, а интервал, в который ее получится сделать, лучше всего — за несколько дней до финального срока. Так у вас останется поле для маневра: вы сможете взяться за работу в очерченный период времени, но успеете ее закончить, даже если собственный «дедлайн» пропустили. Как ещё помочь себе, если привыкли вести дела хаотично? Разделить задачи не по степени срочности, а по степени важности. Работа, скорее всего, останется на первом месте, но персональные планы вы сможете легко менять.
План «Б»
Планировать непредвиденное — значит оберегать себя от стресса. Не нужно собирать тревожный чемоданчик на случай наводнения, просто будьте готовы к тому, что мешает работе на регулярной основе. Сыграйте сами с собой в «ожидание-реальность»: посмотрите, сколько времени вы закладываете на привычные задачи — и сколько на самом деле его требуется, в зависимости от обстоятельств. Например, вы можете думать, что пишете текст за три часа. Иногда это действительно так: трех часов хватает дома, в спокойной обстановке. Как меняется эта цифра с приходом в офис, где не хочется жертвовать разговорами у кулера с коллегами?
Основное правило таково: чем больше в задаче участников, тем выше риск, что на одном из этапов что-то пойдёт не так, — а значит, задача требует больше времени «на перестраховку».
Знайте свой «глухой сезон» для планирования
К нему можно отнести отпуска, долгие праздники и болезни. Желание начать «новую жизнь» после новогодних каникул или отпуска естественно, но строить планы из не типичного для вас распорядка неэффективно — легко переоценить собственный ресурс, а потом оплакивать неотработанные абонементы в спортзал и не двинувшиеся дальше одного урока курсы в интернет-академиях. Новые начинания лучше вводить в стабильный рабочий период жизни, когда вы точно понимаете, сколько энергии остается после 8 часов в офисе.
Не путайте цели и планы
Цели могут быть долгосрочными и достаточно абстрактными — к примеру, улучшить гибкость. Планы — это шаги, которые помогут добиться цели: они конкретные и разделены на временные отрезки, чтобы отслеживать промежуточный прогресс. В случае с гибкостью большой целью может стать сесть на шпагат за год — а дальше вы задаете себе комфортные интервалы, после каждого из которых будете сверяться, по-прежнему ли для вас актуальна цель. Скажем, попробуйте месяц выполнять рутину на растяжку — и в начале нового спрашивайте себя, что вы за этот месяц получили и готовы ли еще к месяцу занятий.
Не принимайте решение сразу
Часто избыток планов и нехватка сил — результат поспешных решений: мы соглашаемся на что-то, не учитывая количество энергии и возможную смену настроения. Прежде чем затевать новый персональный проект или назначать встречу, сверяйтесь с приоритетными задачами и уже имеющимися планами на отдых — и честно отвечайте людям, что вам нужно время подумать. Вечеринка, которая еще в понедельник казалась идеальным завершением недели, может стать обременительной уже к среде.